Un voyage incentive a pour but de motiver le personnel d’une entreprise ou de remercier les clients de cette entreprise. Le voyage peut se faire dans les déserts africains, les îles du Pacifique, les sites pittoresques de l’Océanie ou ailleurs. L’essentiel c’est qu’il soit agréable et inoubliable. Il va sans dire que l’organisation d’un tel événement n’est pas toujours facile. Un imprévu ou une erreur pourrait tout gâcher. C’est pour cette raison qu’il faut connaître quelques points essentiels avant de commencer les préparatifs du voyage.
Collaborez avec une agence événementielle
L’idéal est de commencer à préparer l'incentive circuit à l’avance. L’entreprise doit au préalable analyser les différents aspects liés à ce voyage avant de contacter une agence événementielle (objectifs visés, dates, activités prévues entre autres). Différentes agences proposent leurs prestations sur Internet. Le responsable du projet n’aura qu’à parcourir les sites, à apprécier les offres et à opter pour l’agence qui lui conviendra le mieux. Cette dernière apportera de l’originalité, un carnet d’adresses bien chargé, une certaine expérience de l’organisation d’un tel événement. L’agence événementielle s’occupera des billets d’avion et des réservations d’hôtels. Elle essaiera d’obtenir les meilleurs tarifs. En outre, cette agence veillera à ce que les différentes sorties durant le séjour se passent bien, en toute sécurité. Elle devra s’assurer que les participants soient satisfaits du jour de départ au jour du retour. Tous les aspects entourant le voyage devront être passés au peigne fin.
Définissez le budget alloué à ce projet
Il est essentiel de définir un budget conséquent qui pourra vous permettre de réaliser le rêve que vous souhaitez offrir à vos clients. En faisant appel à une agence événementielle vous vous attendez à de l’originalité, de la créativité, alors essayez de mettre le prix. Vous pourrez éventuellement en discuter avec l’agence afin de vous entendre sur un montant qui vous permettra de faire de ce voyage un événement unique. Ne voyez pas cela comme trop de dépenses mais pensez plutôt au retour sur investissement.
