À cette ère du numérique, la dématérialisation de documents est un processus de fonctionnement de plus en plus adopté par les entreprises. Quoique présentant de nombreux avantages, il renferme cependant quelques risques.
Qu’est- ce que la dématérialisation de documents ?
On entend par dématérialisation, le fait de basculer vers le format numérique tous les documents en papier inhérents au fonctionnement de l’entreprise. En font partie les bons de commande, les factures clients, les bons de livraison et les contrats de travail ou de partenariat. Le but est d’arriver à la politique zéro papier, respectant à la fois l’environnement et amoindrissant le coût du fonctionnement de l’entreprise. Cela n’est toutefois pas sans risque pour la sécurité des données et informations sensibles de l’entreprise.
Les risques liés à la numérisation des documents
Comme la numérisation des documents nécessite l’usage de matériel informatique spécifique, une mauvaise manipulation de la part d’un collaborateur peut modifier ou faire perdre des données importantes. Il est donc nécessaire d’organiser des formations spéciales pour que chaque employé puisse s’en servir à bon escient. De tels processus nécessitent aussi l’acquisition de matériels informatiques performants, ainsi qu’une bonne connexion dont peuvent se servir tous les départements de l’entreprise. La consommation d’énergie augmente dans le même sens, impactant grandement sur l’environnement, car elle ne peut pas être uniquement assurée par les énergies éoliennes ou solaires. Il en est de même pour leur impact sur les data centers dans lesquels sont stockés les données de l’entreprise. Consommant de l’énergie, donc dégageant de la chaleur, ceux-ci en nécessitent encore plus pour les refroidir. Ne parlons plus des risques liés à la sécurité de ces données en ligne qui, si elles tombent entre les mains des tiers malveillants, peuvent mettre en péril l’avenir financier de l’entreprise. L’usage de solutions logicielles dédiées à la sécurisation des informations devient ainsi indispensable.
Les avantages de la dématérialisation des documents
Quoi qu’il en soit, dématérialiser les documents de l’entreprise offre de nombreux avantages tant en termes de logistique qu’en matière de coût. En effet, quand il y a moins de papier à utiliser, donc à archiver, cela fait gagner de l’espace à l’entreprise. Elle n’est donc plus obligée de louer de grands locaux. Côté vitesse de travail, l’enseigne devient aussi plus réactive, du fait de pouvoir saisir au vol toutes les opportunités offertes ou de gagner des contrats de partenariat ou de vente en quelques clics seulement. Il en est de même pour le transfert des fichiers relatifs comme les devis, bons de commande, factures et autre. Avec la dématérialisation, la gestion des documents devient aussi plus aisée, il n’est plus nécessaire de perdre des heures à essayer de mettre la main sur les dossiers des clients, quelques clics suffisent pour les trouver en un temps record. En effectuant en un minimum de temps toutes les tâches qui prenaient auparavant parfois des semaines, ladite entreprise se voit accroître sa productivité. Pour y arriver sans encombre, il faut cependant que l’entreprise use d’outils de dématérialisation performants, processus ayant déjà prouvé son efficacité.