E-mails : la nouvelle tendance des messageries collaboratives

Le travail en équipe au sein d’une entreprise passe en premier lieu par une communication facilitée entre ses membres. Le nouvel outil d’échange interne entre collaborateurs est donc aujourd’hui le système de messagerie professionnelle interne.  Pour toutes les organisations ayant fait le choix du digital et particulièrement en ce moment où le télétravail connaît un succès grandissant, la nécessité d’utiliser une messagerie collaborative se fait de plus en plus évidente. Quels sont ses avantages et comment bien la choisir ?

Les avantages d’une messagerie collaborative

Les membres d’une équipe échangent chaque jour davantage d’informations mais les dirigeants font aussi le constat paradoxal que les salariés sont de moins en moins présents en même temps sur leur lieu de travail. Leur faire bénéficier d’une messagerie collaborative leur facilitera donc les échanges.

Les offres existant sur le marché, telles que la messagerie Zimbra par exemple, proposent aussi d’autres interfaces comme un calendrier partagé qui accélère le processus d’organisation des réunions, le partage de fichiers, de contacts, et d’autres données. En savoir plus sur ce type d’outils vous fera découvrir les gains de temps considérables dont vous pouvez faire bénéficier vos collaborateurs.

Communiquer en temps réel grâce à un système de messagerie instantanée et ce depuis n’importe quel dispositif (ordinateur portable, tablette ou téléphone), c’est aussi le point fort de la messagerie collaborative qui dispose en plus d’un outil de sauvegarde des conversations.

Hébergées sur des serveurs externalisés, les messageries permettent enfin de sauvegarder des fichiers consultables par tous à tout moment et de les partager sans se soucier de leur poids lors de leur envoie.

Comment choisir sa messagerie collaborative ?

Il convient en premier lieu de déterminer ses besoins et les usages qu’en feront les collaborateurs ainsi que les volumes d’informations à échanger.

Le niveau de sécurité est aussi un élément à prendre en considération car la fiabilité des serveurs doit être garantie pour éviter des piratages et autres intrusions extérieures. Il vous faudra donc vous renseigner sur les solutions anti-spams, anti-phishing, et s’il existe un chiffrement des data.

La capacité de stockage fait également partie des critères à prendre en compte lors du choix de sa messagerie ainsi que le lieu où sont hébergés les serveurs.

Enfin, d’autres services tels qu’un logiciel analysant le temps de réponse moyen, le nombre de conversations en provenance des canaux de messagerie instantanés (type Facebook, Twitter, WhatsApp) ainsi que l’étude de la satisfaction client liée au support apporté peuvent faire partie des offres annexes proposées par les fournisseurs de messagerie collaborative.

De même, les fichiers clients peuvent faire non seulement l’objet d’un partage mais aussi d’une analyse en fonction de leurs besoins, consommations, types de questions posées etc…. La messagerie collaborative avec un partage de fichiers clients ainsi analysés permettra donc aux équipes commerciales de mieux déterminer les clients à prospecter, d’identifier des cibles pour des campagnes précises et finalement permettra un gain de productivité important pour l’ensemble de l’entreprise.

La messagerie collaborative a donc pour principal objectif de faire gagner du temps à l’ensemble de ses utilisateurs.

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