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Comment améliorer son organisation grâce à la dématérialisation ?

6 décembre 2017 - Applications
Comment améliorer son organisation grâce à la dématérialisation ?

L’ensemble des services d’une entreprise se tourne davantage vers la transition numérique (facture électronique, numérisation de bon de commande, coffre fort électronique, bulletin de salaire dématérialisée, etc.). L’objectif est d’alléger la gestion administrative, que ce soit au niveau de la comptabilité, des ressources humaines, du commerce ou autre. La solution GED (Gestion électronique de documents) ou l’automatisation des processus d’un métier sont de vraies alternatives. Dans ce billet, nous allons nous focaliser sur l’amélioration d’une organisation grâce à la dématérialisation.

Comprendre l’organisation au sein de l’entreprise

Avant de dématérialiser, il faut connaître ses raisons afin de choisir la solution la plus adaptée à un besoin spécifique. Il est conseillé d’établir une liste de vos objectifs. En général, cela tourne autour du gain de temps et de la productivité, mais vous pouvez encore en trouver d’autres telles que l’optimisation de la mobilité des collaborateurs, la sécurisation, une meilleure traçabilité et la conformité des données. En effet, la dématérialisation de documents est en mesure d’apporter une réponse à toutes les contraintes d’une entreprise. Il faut également définir les services qui utilisent le format papier et les documents qui exigent une gestion plus complexe : factures clients, factures fournisseurs, bons de commande, contrats, bons de livraison, fiche de paie… Sans oublier l’archivage des dossiers qui fait perdre du temps. Plus ces documents sont ciblés, plus l’entreprise sera en mesure de choisir la solution ged idéale.

Dématérialisation de document : une solution de gestion efficace et rentable

document fiscal numériséTout entrepreneur doit avoir droit à une solution ged adaptée à ses besoins en indexation automatique de document, pour ne citer que le logiciel en mode SaaS. Depuis la modélisation à la numérisation de documents, en passant par la définition des droits d’accès et de consultation, le choix d’une solution de gestion administrative doit se faire avec un prestataire confirmé ou une autorité de certification. Ainsi, la solution choisie pour la conservation des documents connaîtra rapidement une valeur probante.
La dématérialisation consiste également à proposer un espace de travail dédié à un projet bien défini auquel des contributeurs externes auront accès. Ce travail collaboratif permet d’optimiser non seulement la productivité, mais surtout la qualité d’un service et sa pérennité. Enfin, il faut apporter une attention particulière aux modalités d’archivage numérique, car meilleures elles sont, plus il devient facile de rechercher un document sur demande d’un client ou de l’administration fiscale.

Des résultats probants d’une solution de gestion

Quel que soit le coût de la solution ged choisie, il est possible de constater en temps réel les résultats :
• Les processus commandes/réceptions/facturation deviennent automatisés, la gestion du courrier est optimisée ;
• Grâce à un logiciel ged, le traitement et la validation des rapports d’activité et des autres documents numériques se font dans un temps record ;
• La dématérialisation des factures améliore la satisfaction client ;
• La solution de gestion garantit une sécurité optimale des informations et des droits d’accès ;
• Le travail collaboratif devient facile, même à distance ;
La dématérialisation réduit les frais de stockage et d’archivage des documents (grâce à la présence des serveurs sécurisés sur ordinateur) ;
Cette liste n’est pas encore exhaustive pour dire que la dématérialisation est une vraie solution pour faire d’une politique de gestion de données le cœur d’une valeur ajoutée. Ainsi, plus que le support papier, c’est l’une des meilleures solutions de gestion pour valoriser le patrimoine d’une entreprise, d’autant que la gestion de l’information et l’authentification de chaque signature électronique peut se faire avec un seul intégrateur, engendrant une grande réduction des coûts en personnel.

CERRAR
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