La durée et la fréquence des réunions ont augmenté au cours des 50 dernières années, au point que les cadres y passent en moyenne près de 23 heures par semaine, contre moins de 10 heures en 1960. Et cela ne comprend même pas toutes les réunions impromptues qui ne figurent pas à l’ordre du jour. Ce problème a fait couler beaucoup d’encre, mais les solutions proposées sont souvent discrètes. Pourtant, les réunions ont une incidence sur la façon dont les gens collaborent et effectuent leur propre travail.
En fait, la plupart du temps (70 %), ils empêchent les employés d’accomplir toutes leurs tâches. Même les réunions inefficaces ont un impact négatif sur le bien-être psychologique, physique et mental.
La base du problème. Il ne fait aucun doute que les réunions sont essentielles pour permettre la collaboration, la créativité et l’innovation. Ils favorisent souvent les relations et assurent un bon échange d’informations. Il n’y a aucun doute là-dessus. Mais pourquoi préconiser des réunions excessives alors que personne ne les aime ? Parce que les hommes d’affaires aiment être de bons soldats. Lorsqu’ils sacrifient leur propre temps pour des réunions, ils supposent qu’ils font ce qui est le mieux pour l’entreprise et ne voient pas les coûts.
Et bien sûr, ils négligent le coût collectif en termes de productivité, de concentration et d’engagement. Le temps, c’est de l’argent. Chaque minute passée dans une réunion inutile consomme du temps pour le travail solitaire qui est essentiel à la créativité et à l’efficacité. D’autre part, les horaires chargés de réunions perturbent le « travail en profondeur », un terme utilisé par un professeur d’informatique pour décrire la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche cognitivement exigeante. En conséquence, les gens ont tendance à se rendre au travail plus tôt, à rester tard ou à utiliser le week-end pour travailler.
L’étude
Pour aller plus loin et examiner les conséquences des réunions, une étude a été menée auprès de 76 entreprises qui ont réduit le nombre de leurs réunions au cours des 14 derniers mois. L’étude a montré que 92 % des employés considèrent que les réunions sont coûteuses et improductives. D’innombrables interactions en ligne ont parfois conduit à ce que l’on appelle la « fatigue du zoom », un état qui, selon les neuropsychologues, est un facteur important du technostress. En bref, la multiplication des réunions n’aide personne à atteindre ses objectifs.
Les avantages de réduire le nombre de réunions
Dans les 76 entreprises étudiées, ils ont constaté que la productivité des employés était 71 % plus élevée lorsque les réunions étaient réduites de 40 %. Cela s’explique en grande partie par le fait que les employés se sont sentis davantage responsabilisés et autonomes. Au lieu d’être dirigés par un calendrier, ils ont pris en charge leurs listes de tâches et se sont tenus responsables, ce qui a augmenté leur satisfaction de 52 %.
La suppression de 60 % des réunions a également permis d’augmenter la coopération de 55 %. Les travailleurs ont trouvé de meilleurs moyens de se connecter en tête-à-tête à un rythme qui leur convient, en utilisant souvent des outils de gestion de projet, tels que Slack ou Teams, pour faciliter les communications spécifiques aux projets. Ce faisant, le risque de stress a diminué de 57 %, ce qui a amélioré le bien-être général des employés.
Pourquoi ça ?
La raison en est qu’il y a eu beaucoup moins de malentendus. Pour revoir une tâche, les gens consultaient rapidement une conversation Slack précédente ou un résumé de projet. Les expressions fréquemment utilisées « Je croyais que tu m’avais dit… » ou « J’avais l’impression que… » ont été rarement utilisées.
Musk, Bezos et Cuban le savent bien
Un entrepreneur spécialiste considère les réunions comme une perte de temps totale. « La seule façon de me faire venir à une réunion est de me faire un chèque », a-t-il déclaré. Elon Musk a exhorté les employés de Tesla à éviter les réunions excessives dans un courriel adressé à toute l’entreprise, les qualifiant de « fléau » pour les grandes entreprises : « Quittez une réunion ou mettez fin à un appel dès qu’il est évident qu’il n’apporte aucune valeur ajoutée. Ce n’est pas impoli de partir, c’est impoli de perdre le temps de quelqu’un. »
Jeff Bezos, fondateur et PDG d’Amazon, évite les réunions matinales et ne rencontre les investisseurs que six heures par an. Il refuse également d’accueillir ou de participer à une réunion si deux pizzas ne suffisent pas à nourrir tout le groupe. Lorsqu’il organise des réunions avec des cadres d’Amazon, il leur demande de lire un mémo de six pages au début : « Le mémo est censé définir le contexte de ce qui sera une bonne discussion.
Nous contribuons au problème
Des données récentes suggèrent que les cadres nouvellement promus pourraient contribuer au problème. Les nouveaux patrons organisent près d’un tiers (29 %) plus de réunions que leurs homologues expérimentés.
Pourquoi ? Dans les nouveaux lieux de travail hybrides, les personnes nouvellement promues à des postes de direction n’ont pas souvent la possibilité d’entrer en contact avec les membres de leur équipe en personne et ressentent une pression supplémentaire pour établir des connexions numériques. Et ils sont motivés par le désir d’être plus visibles et d’obtenir l’adhésion de leurs équipes. Oui, c’est clair, l’engouement pour les réunions doit cesser.
