Tout propriétaire foncier qui souhaite louer son bien devra délivrer au locataire qui en fait la demande, un document prouvant qu’il s’est acquitté de ses obligations financières et qu’il est donc à jour de ses loyers et de ses charges. Ce document s’appelle la quittance de loyer. C’est une partie importante de la gestion locative qui peut vite devenir chronophage quand on possède plusieurs biens en location. Ce document obéit à des règles qu’il est beaucoup plus facile de respecter grâce à l’établissement de quittances en ligne.
Le rôle de la quittance de loyer
L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 n’exige pas du propriétaire qu’il délivre spontanément une quittance de loyer au locataire. Ce dernier doit lui en faire la demande et c’est uniquement à cette condition que l’envoi de ce document deviendra obligatoire.
Il convient de savoir en outre que cette obligation est gratuite, le propriétaire ne pouvant pas facturer à son locataire l’émission d’une quittance. Il faut également noter que la délivrance d’une quittance ne s’impose au bailleur que si son locataire a réglé l’intégralité du loyer et des charges. En cas de paiement partiel, le propriétaire peut en revanche transmettre un reçu des sommes perçues.
La quittance joue donc un rôle essentiel dans les relations entre le bailleur et son locataire car elle évite les contestations ultérieures. C’est une véritable preuve de paiement et permet au locataire de prouver aussi son adresse auprès des administrations. Elle lui sera en outre utile en cas de déménagement afin de prouver à son futur bailleur qu’il était précédemment en règle et qu’il était donc un locataire de confiance.
La quittance de loyer et de charges est en général envoyée chaque mois, en même temps que l’appel de loyer du mois en cours mais comme il n’y a pas d’obligation systématique, elle le sera à chaque fois que le locataire en fera la demande. Bien évidemment, pour des raisons pratiques, la demande peut être formulée par le locataire en début de bail et restera valable pour toute sa durée.
Il est important de retenir aussi que le locataire est en droit de solliciter une quittance de loyer même après avoir quitté le logement.
La quittance de loyer en ligne
La quittance de loyer peut être envoyée par courrier, par fax ou par mail si le locataire accepte ce mode de communication.
Que le propriétaire établisse une quittance papier ou une quittance en ligne, elle doit toujours comporter un certain nombre de mentions obligatoires comme les nom, prénom et adresse complète, tant du bailleur que du locataire, la date, la période concernée et le montant total des sommes versées .
Le montant du loyer doit être séparé de celui des charges et si des loyers précédents n’ont pas été payés, il est possible de mentionner le solde dû. Le mois concerné par un règlement partiel, le document devra porter l’intitulé de « reçu » et non de quittance. C’est en cas d’impayés répétés et de paiements partiels que l’utilisation d’un logiciel de gestion permettant de suivre les encaissements et d’émettre des quittances en ligne, prendra tout son sens.
