Il y a environ un an la PDG de l’une des plus grandes banques du monde, a envoyé un mémo interne à ses 210 000 employés. « Nous ressentons tous le burnout », a-t-elle déclaré dans cette communication envoyée le 22 mars 2021. « Nous devons combattre la ‘fatigue du Zoom’. » Pour ce faire, il les a autorisés à ne pas allumer la caméra dans aucune de leurs réunions internes du vendredi. Ils pouvaient les faire par téléphone ou seulement par audio. Les vidéoconférences, en revanche, seraient organisées en externe. « Il y aura des réunions avec les clients et les régulateurs qui devront avoir lieu à Zoom », explique la cadre, qui vient de prendre ses fonctions quelques semaines plus tôt.
Cette initiative de la banque n’est qu’une des nombreuses mesures prises par de nombreuses entreprises pour lutter contre l’explosion des réunions depuis le début de la pandémie. D’autres entreprises vont même plus loin, en les interdisant complètement un jour par semaine. La réflexion sur les mesures à prendre pour y remédier devient une priorité afin de réduire la fatigue et d’accroître la productivité.
Soutien d’en haut
Parmi les actions qu’ils ont mises en œuvre pour aider leurs travailleurs à rétablir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée figure la sensibilisation de leurs dirigeants. Il y présente deux autres solutions : des réunions d’une durée de 45 minutes par défaut, afin de permettre une pause pour faire la transition entre les réunions, et l’heure « Take Time To Breathe », de 12 heures à 13 heures dans chaque pays, une heure sans appels ni réunions par jour. « Nous voulons que les gens utilisent cette heure pour réfléchir à des idées, collaborer avec d’autres, se lever et bouger », écrit-il. « Ramenons la spontanéité ! »
Moins de réunions, plus de productivité
D’abord parce que nous étions tous à distance, ensuite parce que nous avons des environnements hybrides : le fait est que le nombre de réunions a énormément augmenté. Microsoft a enregistré que le nombre de réunions dans Teams a plus que doublé entre février 2020 et février 2021. En fait, il a été multiplié par 2,5 au niveau mondial. Et la tendance était toujours à la hausse.
Depuis dix ans, une société informatique applique avec succès sa règle du « mercredi sans réunion » pour les réunions internes. Ses 100 employés y adhèrent religieusement : des concepteurs aux programmeurs en passant par les travailleurs en contact avec la clientèle… et surtout les patrons. « Je suis toujours à la recherche de moyens pour réduire le nombre de réunions », explique le directeur marketing de l’entreprise. Pour lui, ce jour est « le meilleur jour de la semaine ». L’entreprise affirme que cela a eu un impact positif sur sa productivité, en termes de nombre de tâches accomplies et de travail fourni. « Avoir une journée ciblée est un moyen simple et efficace de dynamiser les équipes, de les concentrer sur ce qu’elles doivent ou veulent faire, et de leur faire sentir, au moins une fois par semaine, que la journée n’est pas axée sur l’agenda », notent-ils sur leur blog interne.
Contre la « fatigue du zoom »
Les mesures mises en place par ces sociétés sont promues par l’organisation et approuvées par ses dirigeants. C’est une étape fondamentale pour qu’ils fonctionnent et pour qu’il y ait un changement culturel.
- Que votre entreprise soit ou non aussi progressiste sur ces questions, il a été prouvé que tant de vidéoconférences sucent notre énergie physique et mentale. Voici trois choses que vous pouvez faire pour éviter que cela ne se produise :
- Organisez de temps en temps des réunions uniquement audio et essayez de les faire en marchant.
- Masquez votre image dans la vidéoconférence afin que l’attention ne vous regarde pas tout le temps (voici comment faire dans Zoom).
- Ne mettez la vue de la galerie, où vous voyez les visages de tout le monde, que si cela est nécessaire, car cela augmente la charge cognitive (le travail que votre cerveau doit faire) et vous épuise.
- Et peut-être, si vous êtes un patron, la première étape consiste-t-elle à promouvoir de manière proactive ce type d’habitudes saines. Votre équipe vous en remerciera.
