La réglementation fiscale française et européenne oblige tous les professionnels à délivrer une facture lorsqu’ils reçoivent un paiement d’un client. A la fois document juridique et comptable, elle invite le client à régler, ou prouve son règlement et elle obéit aussi à un certain formalisme. Bien qu’indispensable à la régulation du commerce, peu de nouveaux entrepreneurs ou jeunes commerçants savent pourtant qu’il existe plusieurs types de factures à utiliser selon les circonstances. Voici donc ici un petit guide pratique des différents modèles possibles.
La facture ordinaire et la facture acquittée
La facture ordinaire est celle que l’on transmet à la personne ou à l’entité qui vous est redevable d’une somme d’argent en échange d’un service ou de l’achat d’une marchandise. La facture doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires qui sont la raison sociale de celui qui émet la facture, son adresse, son numéro d’inscription au registre du commerce ou au registre des métiers.
Le nom et l’adresse du destinataire sont aussi portés sur la facture.
La facture doit aussi libeller la description de ce qui est vendu, qu’il s’agisse d’une prestation de service ou d’un bien de consommation, avec la quantité vendue qui peut être exprimée selon la mesure appropriée. Le prix est évidemment la base même de la facture. Il est mentionné sans les taxes qui doivent apparaître séparément. La principale taxe est la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) dont le taux peut varier selon les produits et services.
Si les deux parties possèdent un numéro de TVA intracommunautaire et que l’une d’elle est dans un autre pays de la communauté européenne, la facture devra le mentionner et aucune taxe ne sera appliquée.
Si le client paye avant de recevoir la facture, car il en connaît le montant à l’avance, il faudra alors lui transmettre une facture acquittée. Elle répond au même formalisme que la précédente mais porte de manière lisible la mention « acquittée » et idéalement le moyen et la référence du paiement. La facture peut aussi comporter une ligne « acompte ou somme versée » ainsi qu’une ligne solde qui sera alors à zéro.
La facture d’acompte et l’avoir
Il arrive que le client ne paye qu’une partie de la somme à réception de la facture alors que la prestation a été réalisée entièrement ou la marchandise livrée. Le professionnel devra alors émettre une facture portant mention de la somme ainsi reçue et indiquant le solde restant encore dû. Cela fait partie des obligations comptables.
En comptabilité d’engagement, l’émission d’une facture vaut chiffre d’affaires même si elle reste impayée. En comptabilité d’encaissement, l’obligation n’est imposée qu’à la réception d’un paiement.
Si le client verse une somme avant même que la prestation ne démarre ni même reçu une facture, alors le professionnel devra émettre une facture d’acompte avec mention de la somme versée et le solde restant à payer.
Enfin, il arrive qu’une erreur soit commise dans le montant d’une facture ou que le travail soit moindre ou enfin que le client change d’avis et renonce à une partie de la prestation après réception d’une facture. Pour corriger cette situation, le professionnel devra alors émettre une facture d’avoir qui rectifie la première facture pour le montant qui y est mentionné. L’avoir peut être total ou partiel.